Jasa Event Organizer Pancoran Jakarta Posisi-posisi Pada Eo – Serba-serbi Eo Di Indonesia

RINGKASAN UMUMDalam dunia EO, terdapat sebuah posisi yang dianggap TMO/Traffic Management Officer. Secara generik, tugasnya adalah mengatur arus lalu-lintas kelancaran sebuah event yg diselenggarakan sang EO tersebut. Yang diatur adalah ekuilibrium & kesinergian antara posisi di lini belakang (umumnya bagian produksi) menggunakan lini tengah (umumnya bagian administrasi) & lini depan (umumnya bagian Jasa Event Organizer Jakarta Selatan client service atau marketing).

TMO ini umumnya bertandem menggunakan Project Manager dalam mengelola sebuah event secara keseluruhan. Jikalau Project Manager lebih kearah aplikasi event secara luas dan menyeluruh, maka TMO ini lebih kearah kelancaran penyelenggaraan program secara teknis. Tugas & tanggung jawab menurut TMO ini adalah bekerja sama & berkolaborasi menggunakan pemimpin bagian-bagian yang mendukung kinerja EO secara teknis. Jadi, hal-hal teknis yg mampu sebagai kendala dari penyelenggaraan sebuah acara sedapat mungkin diantisipasi & dicarikan solusi oleh TMO secepat mungkin.

STUDI KASUSSebagai citra, maka diambil contoh studi perkara menjadi berikut:

Sebuah BUMN akbar mengadakan acara ulang tahun. Di program itu dibuat sebuah pameran yg berisi perjalanan usaha BUMN tadi mulai berdasarkan awal berdirinya sampai sekarang berikut seluruh anak perusahaannya. Kemudian, diadakan jua berbagai acara yg bersifat generik, massal dan sosial. Keseluruhannya merupakan sebuah paket yg harus dikemas dalam bentuk yang compact, terpadu, saling isi dan adalah perwujudan berdasarkan perjalanan kesuksesan BUMN tadi.

Acara ini berlangsung dalam 3 tahap selama 17 minggu:

Preparation dan Pre Event selama 2 bulan

Secara singkat, komponen acaranya adalah menjadi berikut:

PameranPameran perjalanan usaha BUMNPameran bisnis lima anak perusahaanPameran CSR BUMNDan lain-lain

AcaraAcara lomba musik dan cipta lagu antar pelajar & mahasiswaAcara lomba jalan sehat/Fun WalkAcara lomba sepeda sehat/Fun BikeAcara lomba rally gembira/Fun RallyAcara lomba futsal antar pelajar/mahasiswa, club, dan lain-lainAcara lomba shuffle/dance competition antar pelajar & mahasiswaBerbagai program berkaitan menggunakan ulang tahun BUMNBerbagai acara berkaitan dengan yang diselenggarakan pada area utama BUMNBerbagai acara berkaitan 5 anak perusahaan BUMNBerbagai acara berkaitan dengan CSR BUMNDan lain-lain

Informasi umum lainnya merupakan event ini bernilai antara lima-7M diluar pajak dengan syarat kurs lebih kurang IDR 10.000 per USD dan menggunakan syarat dilaksanakan di Q4 tahun 2012 (sebelum BBM naik).

PERANAN TMOYang wajibdipahami oleh TMO demi kesuksesan penyelenggaraan program ini adalah posisinya sebagai pengatur arus lalu-lintas antara kegiatan teknis yang harus diselaraskan dengan kebijakan manajemen internal EO berkaitan menggunakan progress report ke client.

Jadi, TMO wajibpaham menggunakan semua bidang yg berkaitan dengan penyelenggaraan acara besarini. Mulai berdasarkan garis depan seperti menggunakan bagian marketing dan client service. Kemudian menggunakan barisan lini tengah misalnya bagian administrasi/kesekretariatan, bagian sumber daya manusia & bagian keuangan (finance dan accounting). Kemudian menggunakan garis belakang misalnya bagian produksi berikut vendor, supplier, kawan, rekanan & lain-lain.

LOAD-BALANCINGLoad-balancing atau ekuilibrium muatan kinerja berdasarkan seseorang TMO adalah kunci menurut kesuksesan TMO, dimana peletakan prioritas pekerjaan memerlukan sebuah keahlian dan seni tersendiri, agar acara mampu terselenggara secara sukses, client senang , EO yang menyewa jasa TMO juga puas, hubungan dengan semua kawan kerja sebagai koordinatif, aman dan pro-aktif & tentunya agama terhadap seseorang TMO sendiri sebagai bertambah.

Contoh Load-balancing pekerjaan TMO dalam event misalnya ini sanggup diperkirakan sebagai berikut:

Minggu 1 s/d minggu 3: lini depan – lini tengah – lini belakang merupakan 30% – 10% – 60%

Minggu 4 s/d minggu 7: lini depan – lini tengah – lini belakang adalah 10% – 20% – 70%

Minggu 8 s/d acara: lini depan – lini tengah – lini belakang adalah 10% – 10% – 80%

Setelah program: lini depan – lini tengah – lini belakang merupakan 30% – 50% – 20%

Minggu ke 1 sampai ke tiga:Yang dikerjakan TMO adalah menyesuaikan harapan client (jadwal, rundown aktivitas, pola program, bentuk dan tampilan program dan lain sebagainya) menggunakan banyak sekali unit produksi yg terdapat. Hubungan dengan lini tengah lebih ke aktivitas administrasi seperti pendataan vendor/supplier/rekanan/mitra, persiapan & pembuatan PO/WO (Purchase Order/Working Order), pengaturan jadwal kerja umum (yang telah diubahsuaikan menggunakan harapan client), & lain-lain.

Titik berat difokuskan menggunakan bagian produksi buat melakukan pemilihan vendor; melakukan cross-check terhadap kualitas vendor dan PH mereka; mengadakan pitching; mengadakan regular meeting misalnya production meeting, technical meeting, progress meeting; pengaturan jadwal kerja produksi; & lain-lain.

Minggu ke 4 sampai ke 7:Fokus TMO lebih ke pengawasan produksi yang sedang berlangsung & memeriksa hasilnya secara beserta menggunakan Production Manager. Kemudian secara berkala melaporkannya pada Project Manager & Client Service buat dibentuk ringkasannya bagi client. Dalam proses ini biasanya terjadi banyak sekali kendala & pertarungan di lini produksi, sehingga seringkali terjadi perubahan jadwal, penggantian vendor dan lain-lain.

Untuk itu, menjadi langkah antisipasi, maka kerjasama dengan bagian lini tengah harus mulai ditingkatkan. Pembayaran DP, penandatanganan kontrak kerja/SPKS, penerbitan PO/WO, dan segala yg berkaitan dengan kegiatan administratif yang mendukung bagian produksi

Minggu ke 8 sampai ke hari H penyelenggaraan acara sampai ke sesudah acara:Fokus primer TMO adalah implementasi seluruh output produksi pada lapangan atau di event tadi. Semua hal yang berkaitan dengan produksi telah harus on schedule & on place. Konsentrasi pada seluruh detil. Dan umumnya, TMO & Production Manager telah sama-sama turun ke lapangan buat melakukan pekerjaan produksi & pengawasan terhadap kualitasnya. Sesuai menggunakan pengalaman yg telah-sudah, saat-saat ini merupakan waktu-ketika yg genting, penuh tekanan, hectic, crucial, dan sejenisnya. Dalam kondisi ini, TMO membantu Production Manager buat memberikan solusi terbaik bagi setiap perseteruan produksi yang mungkin timbul.

Concern yang ada telah bukan ke production concern, human resource concern atau ke budget concern lagi melainkan ke successful event concern. Tujuan memperkuat lini produksi hanyalah buat mensukseskan terselenggaranya event.

Setelah selesai program/Post Event:Maka titik berat load-balancing berpindah pada lini tengah atau administrasi. Vendor yg mesti dilunasi, sumber daya manusia karyawan produksi yang wajibdibayar upahnya, & lain sebagainya. Untuk kegiatan produksi sendiri telah minimal sifatnya lantaran telah bersifat “beres-beres” atau “bongkar-bongkar” seperti unloading, cleaning area, re-packing dan lain-lain.

Dan kemudian yg akan memakan porsi kerja merupakan pembuatan report ke client, karena ini seluruh adalah sebuah pekerjaan yg menuntut result. Semua stigma & kesalahan berikut semua keberhasilan yg terdapat keeluruhannya dicatat & dilaporkan pada client sebagai bentuk pertanggungjawaban dari EO kepada client.

Load-balancing setiap TMO atau jabatan apapun pada sebuah EO berbeda-beda, tergantung pada poly hal antara lain merupakan jadwal kerja, budget, impian client, kesanggupan vendor/supplier, kemampuan internal EO dan lain sebagainya.

BASIC SKILL & SKILL’s SCORE

Basic skills yg harus dimiliki oleh seorang TMO merupakan:Project Management skill dengan score minimal 7,0Event Management skill dengan score minimal 8Event Production skill dengan score minimal 7,5Administration skill dengan score minimal 7,limaHuman Resource skill menggunakan score minimal 7Financial Skill dengan score minimal 6,lima

Perhitungan Skill’s Score (SS) disini bukan berarti standar, cuma bisa diperkirakan menjadi berikut:

SS antara 8,6 – 10 mengkategorikan: telah ahli atau cukup pakar di bidang tersebut

SS antara 7,0 – 8,lima mengkategorikan: menguasai tetapi belum ahli di bidang tadi

SS antara lima,6 – 6,9 dikategorikan: mengerti tetapi belum menguasai pada bidang tadi

SS antara 4,1 – lima,lima mengkategorikan: sedikit tahu namun belum mengerti mengenai bidang tadi

SS antara 0 – 4,0 mengkategorikan: rendah atau nir mempunyai pengetahuan pada bidang tadi

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *